Una pregunta de rutina antes de comenzar un proyecto es "¿Por qué es esto necesario?" , "Que valor nos dará?" Pero la pregunta es tan probable que se plantee cuando se trata de grandes proyectos en el mundo corporativo. La respuesta a "¿Por qué se necesita esto?
La justificación comercial impulsa la toma de decisiones, por lo que es importante evaluar el potencial de un proyecto antes de comprometerse con una inversión significativa en etapas tempranas y verificar la justificación del negocio a lo largo del ciclo de vida.
Un proyecto debe finalizar si se considera inviable. La decisión debe ser escalada a las partes interesadas pertinentes y la administración superior. La justificación comercial de un proyecto debe evaluarse al comienzo del proyecto, en intervalos predefinidos y en cualquier momento cuando surjan problemas o riesgos importantes que amenacen la viabilidad. Existen numerosos factores que un Propietario de Producto debe considerar para establecer la justificación comercial de un proyecto. Estos son algunos de los más importantes.
Razonamiento del proyecto:
Incluye todos los factores que requieren el proyecto, ya sea positivo o negativo, elegido o no. Los ejemplos incluyen la capacidad inadecuada para cumplir con la demanda existente y prevista, la disminución de la satisfacción del cliente, la baja rentabilidad y el requisito legal.
Necesidades comerciales:
los resultados comerciales que se espera que el proyecto cumpla, como se documenta en la Declaración de la visión del proyecto.
Beneficios del proyecto:
incluya todas las mejoras mensurables en un producto, servicio o resultado que podrían proporcionarse a través de la finalización exitosa del proyecto.
Costo de oportunidad:
determine el valor de la siguiente mejor opción comercial o proyecto que se descartó a favor del proyecto actual.
Riesgos principales:
incluya cualquier evento incierto o no planificado que pueda afectar la viabilidad y el éxito potencial del proyecto.
Escalas de tiempo del proyecto :
Refleja la duración o la duración de un proyecto y el tiempo durante el cual se realizarán los beneficios.
Costos del proyecto:
inversión y otros costos de desarrollo para un proyecto. La justificación comercial primero se evalúa antes de que se inicie un proyecto y se verifica continuamente a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Cómo se determina la justificación comercial:
Evaluar y presentar un caso negocio : la justificación comercial para un proyecto generalmente es analizada y confirmada por el propietario del producto. Está documentado y presentado en forma de Business Case del proyecto antes de la fase de inicio. Una vez documentado, el propietario del producto debe crear una declaración de visión del proyecto y obtener su aprobación de los principales responsables de la toma de decisiones en la organización. En general, esto consiste en ejecutivos o algún tipo de junta de gestión de proyecto o programa.
Justificación del valor continuo : Una vez que los responsables de la toma de decisiones aprueban la Declaración de la visión del proyecto, se establece una línea de base y constituye la justificación del negocio. La justificación comercial se valida durante la ejecución del proyecto, generalmente a intervalos o hitos predefinidos, como durante la cartera, el programa y las Reuniones prioritarias de revisión del producto pendiente y cuando se identifican los principales problemas y riesgos que amenazan la viabilidad del proyecto. A lo largo del proyecto, el Propietario del Producto debe mantener la justificación comercial en la Declaración de la Visión del Proyecto actualizada con información relevante del proyecto para permitir que los tomadores de decisiones clave continúen tomando decisiones informadas.
Confirmar la realización de beneficios : el propietario del producto confirma el logro de los beneficios de la organización a lo largo del proyecto, así como al completar las historias de usuario en la cartera de productos priorizados. Cuando estás en la escuela, puedes eliminar un proyecto en cualquier punto y lo único que está en la línea es una calificación de tarea. Pero los resultados de proyectos inaceptables en el mundo profesional son de gran alcance. Para darse la mejor oportunidad de éxito, siempre debe preguntar "¿Por qué se necesita esto?" Y apoyarse en la justificación comercial para encontrar su respuesta.
El primer proceso que se realiza en un proyecto es la creación de la carta constitutiva del proyecto que se soporta con todo lo anterior mencionado de justificacion, conocida como Project Charter en la que se describen los requerimientos del proyecto en su inicio, incluyendo las necesidades de los involucrados para los cuales se creará el proyecto y los resultados que se obtendrán del mismo.
El Project Charter, autoriza formalmente el proyecto por lo que todos los involucrados deben de aceptarlo y aprobarlo, además debe ser confiable y presentarse formalmente.
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