Sin duda las reuniones son el medio para comunicarnos grupalmente y tomar decisiones, les comparto como mejorar las reuniones de acuerdo al método del pensamiento critico.
Si tiene cuatro reuniones por día, cada una de 50 minutos, puede ahorrar el 25% del tiempo, luego ahorrará 50 minutos por día. Eso es alrededor de 250 horas por año ... para cada persona en sus reuniones. Si tiene más de 4 reuniones al día o puede ahorrar el 50% del tiempo, es posible que ahorre más de 500 horas de reunión por persona.
Las reuniones en los negocios son comunes , y para los gerentes, a menudo ocupan la mayor parte de su tiempo. La mayoría de mis clientes estarían de acuerdo en que muchas de sus reuniones son ineficientes, es decir, no se logran muchas cosas, o se las invita a reuniones en las que no necesitan estar, o se repiten porque la reunión original no tuvo resultados. Imagínese cuánto tiempo se puede ahorrar con reuniones productivas y qué podría hacer con ese tiempo recuperado. Con solo unas pocas preguntas, puede recuperar fácilmente el 25% de los tiempos de reunión, probablemente más, y, como mínimo, obtendrá mucho más (lo que se traduce en ahorro de tiempo).
Tiempo: no puedes controlarlo, no puedes detenerlo, y no puedes crear más. Pero podemos hacer un mejor uso de eso.
Aquí hay cinco preguntas simples de pensamiento crítico que deben formularse al configurar una reunión (o ser invitado a una).
1. ¿Cuál es el propósito de la reunión y cuál es el resultado esperado? Este es el "por qué" de la reunión. ¿El propósito es resolver un problema, es informativo, es para tener una discusión general? ¿El resultado es una lista de descubrimientos, un problema resuelto, conocimiento compartido?
2. ¿Quién debería ser invitado a la reunión y por qué? Antes de enviar una invitación a una reunión, pregunte por qué cada persona debería estar allí y cuál debería ser su contribución. Diles eso en la invitación. Si te invitan a una reunión, pregunta cuál es tu contribución esperada. Saber por qué lo invitan a una reunión le permite prepararse para la reunión. Imagínese si todos vinieran a una reunión preparados? Incluso si usted es el que convoca una reunión, debe saber por qué está en la reunión, qué debe hacer para prepararse para la reunión y cuál es su rol en la reunión.
3. ¿Puedo cumplir el propósito de la reunión sin tener una reunión? Una vez que descubra el propósito (n. ° 1) y quién (n. ° 2), es posible que se dé cuenta de que un simple correo electrónico podría servirle.
4 . Antes de finalizar una reunión, pregunte;¿Qué elementos de acción existen, a quién pertenecen, están claros, cuándo se realizarán y cuál es el seguimiento?
5. ¿Con qué medida mediré el éxito de la reunión?
Si mide sus reuniones, es más probable que se concentre en el objetivo de la reunión.
Las mediciones pueden incluir; ¿Lograste el objetivo? ¿Eran las personas adecuadas en la reunión? ¿Fue la reunión necesaria? ¿Existe un seguimiento claro de la reunión (elementos de acción, etc.)?
Quizás solicite a todos que llenen una encuesta rápida de sí / no antes de que abandonen la reunión con estas preguntas;
a. ¿Era claro el objetivo de la reunión?
b. ¿Logró la reunión el objetivo?
c. ¿Valió la pena mi presencia en la reunión?
d. ¿El siguiente paso después de esta reunión es claro?
c. ¿Valió la pena mi presencia en la reunión?
d. ¿El siguiente paso después de esta reunión es claro?
Lo anterior parece una gran cantidad de trabajo de preparación solo para tener una reunión. al preparar y hacer estas preguntas, puede ahorrar el 25% del tiempo, luego ahorrará 50 minutos por día. Eso es alrededor de 250 horas por año ... para cada persona en sus reuniones. Si tiene más de 4 reuniones al día o puede ahorrar el 50% del tiempo, es posible que ahorre más de 500 horas de reunión por persona.
Hacer y responder las preguntas anteriores no es difícil en absoluto.
Entonces, ¿cómo es que no solemos hacer esto? Este es el por qué;
(a) Debes pensar y prepararte, y es más fácil no hacerlo.
(b) no es necesario, es decir, quién lo hace responsable de reuniones eficientes.
(c) No creemos que tengamos tiempo para organizar ...
lo cual es completamente ridículo porque el tiempo para organizar es muy pequeño en comparación con el tiempo ahorrado.
Hazte un favor. Solo prueba esto para una reunión, solo una. Creo que te gustará el resultado.
The Takeaway: solo toma un corto tiempo y un par de preguntas para prepararse para una reunión que terminará ahorrando una gran cantidad de tiempo, tanto el suyo como el de los demás en la reunión ... ¡y obtendrá mucho más!
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