La gerencia de proyectos cada vez mas, es
mejor considerada entre las empresas. De hecho, de acuerdo al PMI, el 54% los están adoptando como unidad de negocio en las empresas, 44% en servicios y como
parte de la estrategia un 39%, estas al trabajar con un director de proyectos
profesionalizado cumplen mejor con sus objetivos estratégicos.
A
pesar de este dato, son aún muchas las empresas que no utilizan técnicas de
Project Management. Desde luego, es para pensárselo. Por eso, es importante
recalcar en la importancia de la gerencia de proyectos aplicada a la estrategia
empresarial.
Gracias a sus amplios beneficios, son muchos los
profesionales que se están formando continuamente en gestión y dirección de
proyectos. Porque no es lo mismo ser un buen arquitecto, que coordinar un
equipo de trabajo multidisciplinar, trabajar con contratiempos, gestionar
riesgos y planificar confirme a un presupuesto y unos plazos dados. Todos estos elementos forman parte de los procesos
de la dirección de proyectos. A continuación explicamos qué es la dirección de
proyectos.
La gerencia de proyectos es el conjunto de conocimientos, herramientas y
técnicas aplicadas a la gestión de proyectos. Se trata de identificar los
recursos necesarios y aprovecharlos para el desarrollo de un conjunto de
actividades, durante un periodo de tiempo y bajo unos requerimientos
específicos, Desarrollar estándares para la gestión de proyectos Para apoyar,
informar, entrenar, capacitar y mentor, hacer los proyectos correctos y
hacerlos bien, liderar a los equipos de trabajo.
Un jefe de proyectos aplica un determinado método
para la dirección y gestión de sus actividades y colaboradores. Estas técnicas
van desde metodologías
predictivas, donde es clave saber lo que va a
pasar en el proyecto a medio o largo plazo, y metodologías ágiles, donde las revisiones y re-planificaciones
continuas son parte del día a día del gerente de proyectos.
En concreto, las metodologías ágiles aplican unas
técnicas que gestionan a la perfección los contratiempos o los nuevos
requerimientos del cliente. De las más conocidas, destacamos Scrum.
Se trata de una técnica ágil que planifica en bloques o Sprint, al mismo tiempo
que va revisando el trabajo terminado. Es muy utilizada en el mundo del desarrollo de software, ya que la mayoría de los bloques que se van
desarrollando del producto pueden funcionar por sí mismo. Los demás bloques de
trabajo, serán para mejorar o añadir extras a los anteriores entregables.
Las
metodologías predictivas son más utilizadas en sectores como la construcción e informática
cuando es claro el alcance y lo que se tiene que hacer, en donde es necesaria
una planificación cerrada para comenzar la ejecución de proyecto.
Actualmente, ambos métodos cada vez más se van
unificando criterios y adaptándose en todos los sectores. Así, las técnicas
ágiles ya no sólo se usan en el mundo del software, sino que las podemos ver en
el mundo del marketing o incluso en lo empresarial o, en el desarrollo de un
nuevo producto. Incluso, en el sector de la construcción también se están
intentando aplicar planificaciones cada vez más flexibles a los contratiempos.
Las
principales características de la gerencia de proyectos, generalmente aplicadas
en cualquier plan de dirección de proyecto son:
- Administración de recursos
- Administración de plazos
- Definición de objetivos claros
- Comunicación de equipo
- Gestión colaborativa, en donde se participan varios tipos de interesados en el proyecto
- Gestión del riesgo y de la incertidumbre del proyecto
- Conocimientos técnicos del sector de actividad
- Actualización constante de tecnología aplicada a la gestión de proyectos
- Evaluación y seguimiento constante con métricas estandarizada
La
importancia de la gerencia de proyectos radica en entender el proyecto en sí,
como en una unidad única, con unos objetivos únicos y unos requerimientos
especiales. Todo ello, para su ejecución en un plazo y periodo de tiempo
concreto, así podremos gestionar mejor sus contratiempos y atender a las
necesidades reales.
Para ello, se recomienda trabajar con planificaciones flexibles, capaces de
re-planificar constantemente contratiempos o nuevas necesidades del cliente y así ser más productivos.
¿Qué hace un coordinador o líder de proyectos? ¿Qué
hace un gerente de proyectos? La función de los “Project
Managers” es coordinar y organizar una
serie de recursos para cumplir con un plazo de entrega.
Así,
las responsabilidades generales de un gerente de proyectos o coordinador de proyectos
son:
- Identificar todos los interesados del proyecto, antes y durante la ejecución del mismo
- Definir objetivos generales y específicos
- Presentar y planificar el proyecto
- Presupuestar o distribuir los recursos entre las actividades del proyecto
- Fomenta una comunicación constante con el equipo en las dos direcciones
- Compartir conocimientos y preguntar
- Proporciona herramientas y documentación necesaria para todos los interesados
- Toma de decisiones a tiempo y eficaces.
- Anticiparse a posibles riesgos, se adelanta a los cambios.
- Hace simulaciones de planificaciones.
- Gestiona la incertidumbre del proyecto y hace planificaciones flexibles a los cambios
- Evaluación y seguimiento continuo del funcionamiento del proyecto
- Lecciones aprendidas y mejora constante en la gerencia de proyectos
Es de destacar especialmente dos, que además tienes
un aspecto muy social. La primera reunión con el equipo o Kick off
meeting, para poner en marcha el proyecto cuanto antes, y la identificación, gestión
constante de los interesados del proyecto.
Por lo que entre las habilidades de un gerente de
proyectos no debemos olvidar la capacidad de comunicar, conectar con los demás, liderar
a un equipo de colaboradores que normalmente son diferentes personalidades. No
es fácil, y son muchos los proyectos que no llegan a terminarse por culpa de no
saber tratar con mínimo este elemento social tan esencial en el Project
Management. De hecho, es uno del requisito que muchas empresas demandan en el
perfil de director de proyectos.
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